A terceirização de serviços — ou facilities — é uma demanda crescente no mercado. Será que devo buscar essa solução para meu condomínio?
A gestão de um condomínio não é tarefa simples. São muitas variáveis administrativas e de recursos humanos. E os imprevistos surgem diariamente.
Para que a rotina interna em qualquer tipo de empreendimento siga sem grandes sobressaltos, os funcionários contratados precisam ser devidamente capacitados para atender aos condôminos com agilidade e eficiência. Caso contrário, o descontentamento e as queixas só crescem.
E, diante das dificuldades de contratação e de qualificação de mão de obra, não são raros os condomínios que enfrentam sérias dificuldades de todos os tipos em relação a seu corpo de funcionários.
Diante de tal situação, de um modo geral o gestor do condomínio tem à sua frente dois caminhos principais para minimizar os problemas: a implantação de novos métodos e recursos de gestão de equipe (com eventual troca de pessoal) ou buscar a terceirização de serviços. Esses dois caminhos podem ocorrer simultaneamente, ou seja, é possível a implantação das duas soluções em determinados setores, conforme suas características e necessidades específicas.
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Observação: aqui neste espaço, em nosso blog, vamos tratar de diversas soluções de gestão de condomínio. Neste artigo, o primeiro sobre o tema da terceirização/facilities, nossa preocupação é apresentar uma introdução a respeito dessa solução de gestão de pessoal que vem crescendo e tende a crescer ainda mais rapidamente no futuro próximo.
Este é o primeiro de uma série de artigos que a Interport está publicando para sanar dúvidas sobre terceirização. Esperamos, assim, estar contribuindo para esclarecer sobre essa atividade que tantas vantagens pode trazer para o gerenciador de condomínios (e também para empresas).
Para começar…
Já é conhecida a palavra “facilities” para quem trabalha com gestão empresarial e de condomínios. Porém o termo vem ganhando projeção crescente, e hoje já é comum que profissionais gestores de outras áreas também já estejam familiarizados com essa solução para mão de obra especializada.
Esse reconhecimento não é à toa. Nem ocorreu de uma hora para outra. Afinal, tanto empresas como condomínios estão cientes de que a colaboração de profissionais devidamente especializados em suas respectivas funções é fator essencial para uma boa saúde econômica do empreendimento e para a maximização de resultados na prestação de serviços..
O que são facilities?
Facilities é o termo que hoje no mercado designa a contratação terceirizada de serviços principalmente de infraestrutura. Esse serviço é oferecido por empresas especializadas no setor.
Por ser uma opção de gestão de mão de obra menos burocratizada para o contratante, além de permitir maior especialização do quadro de funcionários e promover economia de recursos financeiros, as facilities são uma tendência forte e crescente.
O termo, em inglês, significa literalmente “facilidades”, pois permite que o condomínio — ao invés de despender energia e custos na contratação direta de funcionários — chame uma empresa especializada no setor para suprir suas necessidades de pessoal.
Embora possa ser colocada em prática em quase todos os setores, as áreas mais comuns para as quais se busca a gestão em facilities são as de apoio. Em condomínios, isso significa principalmente os serviços de limpeza, conservação, manutenção, recepção, atendimento e segurança.
Algumas vantagens das facilities
Redução de custos: com a melhora da qualificação dos prestadores de serviços, a redução de burocracia e a utilização dos recursos financeiros de modo mais racional, a gestão de facilities vem trazendo ganhos mensuráveis para todos os tipos de condomínios.
Melhoria no uso de recursos: com as facilities, não há necessidade de que a empresa ou o condomínio tenham que oferecer todos os suportes ao gerenciamento de pessoal, como a manutenção de assessoria de recursos humanos, contabilidade, setor jurídico e outros.
Enxugamento de equipe: de modo geral, as facilities podem oferecer um enxugamento no corpo de funcionários e colaboradores, diretos e indiretos, já que boa parte do suporte legal, contábil e de recursos humanos a esses trabalhadores passa a ser de responsabilidade da empresa fornecedora.
Foco: para pequenas e médias empresas mais especificamente, a terceirização permite que os gestores, uma vez livres do gerenciamento de todas as tarefas dos funcionários, conquistem mais tempo para cuidar da atividade fim da empresa.
Aumento de eficiência: funcionários terceirizados e devidamente especializados em suas funções terão a capacidade de prestar serviços mais qualificados, oferecendo resultados mais vantajosos.
Ganho de tempo: com a qualificação superior dos trabalhadores, há o ganho também de tempo, uma vez que os serviços poderão ser executados em tempo menor.
Flexibilidade: a gestão de facilities oferece soluções para condomínios de todos os tipos, sejam empresariais, comerciais ou residenciais, horizontais ou verticais.
Qual o primeiro passo para a contratação de facilities?
Se você ainda não teve a oportunidade de contar com a gestão de facilities, será um pouco mais trabalhosa a primeira contratação, já que o primeiro passo, o diagnóstico preciso das necessidades do empreendimento, pode se mostrar relativamente complexo.
Sugerimos que, a princípio, você comece uma lista de suas exigências e necessidades. E tenha em mente que a empresa a ser contratada será responsável por:
- Dispor de trabalhadores que sejam especializados nas funções em questão;
- Cuidar tanto da reposição de trabalhadores quando necessário como também da escala de horários;
- Recolher os encargos trabalhistas corretamente;
- Oferecer reciclagem de conhecimentos aos funcionários, mantendo-os atualizados para o melhor exercícios de suas funções;
- Cumprir o contrato firmado;
- Manter a devida e clara comunicação entre todas as partes envolvidas, para que o funcionário saiba com exatidão quais são suas atribuições, deveres e direitos.
Além disso tudo, um bom fornecedor na área terá um papel importantíssimo para ajudá-lo a levantar as suas reais necessidades, oferendo soluções focadas e inteligentes.
Afinal de contas, as empresas de facilities, com sua experiência, poderão maximizar processos, apresentando um pacote de soluções que traga resultados vantajosos com economia de recursos.
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Num próximo artigo vamos continuar a tratar da contratação de fornecedores de facilities. A princípio, vale lembrar que a idoneidade da empresa é o ponto de partida. Pois, além da qualidade do serviço em si, é a empresa contratada que será responsável também pelos encargos trabalhistas a serem recolhidos, como INSS, horas extras, Fundo de Garantia etc. E, caso esses deveres sejam negligenciados, a responsabilidade recairá sobre o contratante.
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